Le travail à distance est en cours. Les trajets sont terminés. Et il semble que la vie de bureau virtuel va rester.
Selon une étude, 41,8% des Américains travaillaient à domicile à la fin de 2020 . Cette année, environ un quart devrait rendre le quart permanent.
De nombreuses entreprises migrent la plupart ou la totalité de leurs opérations en ligne pour de bon. Cependant, ils découvrent que le travail à distance a ses pierres d’achoppement. Une préoccupation majeure est l’efficacité.
Il est difficile de gérer une entreprise en douceur lorsque tout le monde est séparé. Heureusement, la plupart des organisations affirment avoir réussi à éviter des obstacles importants grâce à l’adaptabilité des travailleurs. Pourtant, resserrer les processus n’est jamais une mauvaise idée.
Ci-dessous, nous examinerons quelques-uns des moyens les plus simples d’améliorer les niveaux d’efficacité de votre équipe virtuelle. Même si vous n’appliquez que quelques stratégies ce trimestre, vous devriez voir des rendements rapides et mesurables.
1. Supprimez les points de friction de collaboration.
La collaboration se fait naturellement dans un environnement en personne. Lorsque tout le monde travaille dans leur tanière, leur cuisine et leur salle à manger, ils sont moins susceptibles de se connecter. Cela peut rapidement se transformer en mauvaise communication, en redondance et en baisse de moral.
Pour augmenter l’engagement et la camaraderie, faites de la collaboration une évidence. la collaboration est au cœur de toute équipe performante . Le logiciel d’automatisation de documents recommande de tirer parti de la technologie pour garantir que les gens restent responsables des projets et rendre la fertilisation croisée des idées plus accessible.
Quels types de progrès technologiques pourraient aider? Essayez d’ajouter une plateforme de connaissances centrale à laquelle tout le monde peut se connecter si nécessaire. Ensuite, explorez les options qui rendront le travail de chacun plus facile, comme un CMS robuste, un logiciel de partage de documents et de contrats et une application de communication comme Slack.
Pourquoi vous serez plus efficace:
La plupart des gens réussissent mieux lorsqu’ils sont en contact avec des collègues . Le fait de pouvoir joindre un collègue en temps réel réduit le temps nécessaire pour obtenir des réponses et effectuer des tâches. De plus, cela stimule le moral des travailleurs isolés, les gardant productifs.
2. Planifiez les enregistrements superviseur-employé.
Lorsque vous étiez dans un lieu de travail physique, les dirigeants de votre entreprise voyaient probablement leurs employés plusieurs fois par jour. Le travail à distance rend plus difficile pour les superviseurs et les personnes qu’ils dirigent d’avoir des conversations impromptues.
Pour contourner cette réalité, demandez aux chefs d’équipe de mettre en place des drop-ins réguliers via Zoom ou Microsoft Teams. Ces check-ins permettront aux travailleurs de parler de leurs tâches et aideront les gestionnaires à devancer toute préoccupation. Ils peuvent également être l’occasion pour les employés de partager des idées présentées lors des sessions en ligne des cadres.
Et si vous avez une très petite équipe soudée? Vous voudrez peut-être considérer la valeur des téléconférences quotidiennes ou tous les deux jours. Ces réunions fixes n’ont pas besoin d’être longues pour que tout le monde reste concentré.
Pourquoi vous serez plus efficace:
Lorsque tout le monde sait ce qui se passe sur le terrain, ils peuvent tous travailler vers des objectifs communs. De plus, les gens comprendront ce que l’on attend d’eux et quelles tâches devraient être prioritaires ce jour-là.
3. Donnez aux clients des moyens de vous joindre.
Au début des verrouillages de Covid, les travailleurs à distance ont souvent utilisé une phrase courante avec les clients: «Désolé, nous ne vous avons pas répondu plus tôt. Tout le monde travaille à la maison. » À l’époque, les clients étaient compréhensifs. Maintenant, ils s’attendent à nouveau à des réponses plus rapides.
Si vous n’avez pas mis en place de mesures pour permettre aux clients de se connecter avec vous pronto, il est temps. Par exemple, vous pouvez rediriger votre téléphone de bureau vers un autre employé chaque jour pour capter les appels entrants. Ou, vous préférerez peut-être offrir aux consommateurs plusieurs moyens de joindre rapidement quelqu’un, par exemple par SMS ou via les messages multimédias sur les réseaux sociaux.
La dernière chose que vous voulez, c’est que vos clients aient l’impression que vous n’êtes pas disponible. Les consommateurs ont commencé à changer de loyauté à la marque pendant la pandémie, selon les études de McKinsey and Company. Ne donnez pas aux acheteurs une raison de commencer à magasiner.
Pourquoi vous serez plus efficace:
Lorsque vous pouvez aider les clients à résoudre leurs problèmes ou répondre immédiatement à leurs questions, vous ne perdrez pas de temps dans le processus de résolution. Par conséquent, vous libérez de précieuses ressources d’équipe.
4. Encouragez les employés à prendre des pauses.
Près d’un tiers des répondants au sondage Gallup qui travaillaient à domicile ont déclaré avoir connu des degrés élevés d’épuisement professionnel. Une partie de la raison peut être que vous avez tendance à brouiller les frontières personnelles et professionnelles lorsque vous travaillez virtuellement.
Exemple concret: de nombreux travailleurs à distance pour la première fois n’ont pas vraiment compris comment terminer leur journée de travail. Avec leurs appareils disponibles en permanence, ils peuvent être tentés de s’enregistrer, alors qu’ils devraient être mentalement retirés.
Plutôt que de toujours vous concentrer sur la productivité et de terminer le travail, encouragez vos employés à quitter l’horloge. Si un travailleur de confiance a besoin de faire une pause de quatre heures au milieu de la journée, n’en faites pas un gros problème. Il devient clair que la plupart des travailleurs virtuels ne se relâchent pas ou ne profitent pas de leurs positions.
Pourquoi vous serez plus efficace:
Un employé détendu et heureux sera toujours plus efficace. Comme avantage supplémentaire, le temps passé loin de la routine quotidienne peut aider les gens à acquérir plus de perspectives. Ceci, à son tour, favorise la résolution créative des problèmes.
5. Trouvez et embauchez judicieusement.
Plus votre équipe travaille longtemps à domicile, plus vous aurez de chances de trouver et d’embaucher en ligne. Mener des entretiens à distance est une bête mieux abordée avec des procédures réfléchies. Sinon, vous pouvez finir par embarquer la mauvaise personne et rendre la vie plus difficile pour tout le monde.
Lorsque vous devez évaluer des candidats que vous ne rencontrerez peut-être jamais en personne, vous devez faire preuve d’innovation. Il peut être judicieux d’organiser plusieurs entretiens Zoom avec divers membres du personnel. Alternativement, vous pouvez organiser quelques longs entretiens avec plusieurs membres clés de l’équipe.
Soyez juste cohérent et assurez-vous que vous embauchez d’abord pour le potentiel, la culture en second lieu et l’expérience en dernier. Une personne talentueuse qui semble en phase avec le reste de votre équipe n’a pas nécessairement besoin de toutes les compétences souhaitées. En outre, les curriculum vitae de certains candidats sont voués à être entachés de pénuries d’emploi liées à Covid. Par conséquent, recherchez les possibilités et la passion lorsque vous le pouvez. Il y a beaucoup de superstars en herbe qui attendent leur grande pause.
Pourquoi vous serez plus efficace:
L’embauche d’un travailleur à distance par des moyens à distance prend du temps. Cependant, vous constaterez des gains à long terme et une productivité globale améliorée si vous placez les bonnes personnes dans les bons rôles.
Vous n’auriez peut-être jamais pensé diriger une équipe de travailleurs à distance. Pourtant, vous y êtes. Pas de soucis: avec quelques ajustements, vous pouvez vous assurer de ne pas sacrifier une once d’efficacité malgré une équipe virtuelle.